Organizacja Imprezy w kilku krokach
Żeby zorganizować udaną imprezę, bez względu na to czy chodzi o bankiet, festyn czy spotkanie branżowe, należy zacząć od wybrania osoby, która zajmie się realizacją oraz koordynacją całego wydarzenia, a następnie przygotować konkretny plan działania. Organizacja eventu krok po kroku pozwoli na lepszą kontrolę i ułatwi zapamiętanie ważnych części składowych. Oto jakie elementy powinny zostać uwzględnione:
1. Przede wszystkim należy zdać sobie sprawę jaki jest cel urządzania danej imprezy, bo jest to punkt wyjścia do określenia kolejnych punktów związanych z samą organizacją eventu. Często pomocne bywa nadanie mu ciekawego tytułu.
2. Kolejna sprawa to ustalenie budżetu – zanim zacznie się zapraszać gości oraz zamawiać różnego rodzaju atrakcje, przekąski i napoje trzeba wiedzieć ile będzie można przeznaczyć na to pieniędzy. W przypadku niektórych rodzajów wydarzeń można poszukać sponsorów lub partnerów.
3. Zanim przejdzie się w końcu do realizacji konkretnych działać należy wyznaczyć miejsce oraz termin, w którym odbędzie się impreza. Następnie trzeba dokonać rezerwacji.
4. Bardzo istotne jest to, żeby odpowiednio wcześnie zaprosić gości. W tym celu zwykle rozsyła się zaproszenia. Można również przygotować odpowiednie plakaty informacyjne, jeśli tylko okażą się przydatne.
5. W końcu trzeba zająć się przygotowaniem eventu w sensie technicznym, a składają się na to następujące czynności:
– wynajem sprzętu, atrakcji i dodatków do imprezy, czyli nagłośnienia, oświetlenia, konferansjera, dyskdżokeja, pokazu pirotechnicznego, dmuchańców, zjeżdżalni, kul sferycznych lub wodnych, animatorów malujących twarze, cateringu itd. – wszystko zależy od charakteru eventu, tego gdzie się odbywa oraz czy pośród zaproszonych gości będą tylko dorośli, czy również dzieci;
– podział zadań pomiędzy osoby, które będą czuwały nad tym, aby całe wydarzenie przebiegało zgodnie z planem;
– odpowiednie przygotowanie miejsca przeznaczonego na imprezę – sprzątanie, przygotowanie scenografii, sprzętu technicznego itd.
6. Ostatecznie pozostaje już tylko, albo aż, sama realizacja imprezy.
O czym jeszcze warto pamiętać? Zorganizowanie udanego eventu nie jest wcale takim prostym zadaniem, jak może się wydawać, dlatego warto naprawdę dobrze się do tego przygotować. Ważne aby głównym organizatorem została osoba, która ma odpowiednią wiedzę i doświadczenie. Chodzi o to, że sposób urządzenia i poprowadzenia imprezy jest swego rodzaju wizytówką danej firmy czy instytucji, w związku z tym może przyczynić się do wzrostu jej popularności lub wręcz przeciwnie. Należy też brać pod uwagę, że istnieje duża różnica pomiędzy przyjęciem czy piknikiem, na który zaprasza się kilkanaście osób, a imprezą masową. Ten drugi rodzaj wydarzenia wymaga znacznie lepiej przygotowanego scenariusza, a jednocześnie sporej elastyczności oraz udostępnienia stosunkowo dużej ilości atrakcji. Oczywiście zawsze można skorzystać z usług firmy specjalizującej się w organizowaniu rozmaitych eventów, natomiast trzeba się wówczas przygotować na większe wydatki. Ewentualnie można wybrać tylko kilka punktów z oferty, ale całość koordynować już samodzielnie.